Comunicar-se bem, tanto verbalmente quanto por escrito, é habilidade fundamental no ambiente de trabalho nos dias de hoje.

Nossa familiaridade com a língua portuguesa e sua correta utilização vêm sendo cada vez mais expostas em situações como:
• apresentações, sejam internas ou externas (clientes, fornecedores, parceiros),
• treinamentos, entrevistas, contatos telefônicos
redação de propostas, relatórios, manuais, atas, etc.
• e no uso do e-mail, ferramenta hoje tão comum quanto o telefone no ambiente profissional.

Pela intensificação de seu uso, vale focar alguns aspectos da comunicação por e-mail, para torná-lo um recurso de apoio eficaz na interação e produtividade entre grupos de trabalho.

• A redação deve ser objetiva e transmitir o essencial, sem rodeios. Às vezes, queremos caprichar e acabamos sendo prolixos; cuidado! - o assunto principal acaba se perdendo na profusão das palavras ...

• Tome como hábito, antes de enviar, dar uma última leitura para checar a clareza e corrigir erros de digitação, ortografia, concordância (muitos escrevem como estão falando), evitando a necessidade de prestar esclarecimentos posteriores ou, pior ainda, interpretações errôneas e impacto nas tarefas – use a ferramenta Corretor Ortográfico do aplicativo. Tente se colocar no lugar do receptor da mensagem - ela está clara e compreensível?

Dicas:

• saudação positiva é sempre bem-vinda: Caro(a), Prezado(a), Bom dia, etc.

• em desuso expressões como: Venho por meio desta, Através da presente

• ao final da mensagem, pode-se suprimir o Atenciosamente, Cordialmente e similares; um Grato(a) é educado e sempre cordial.

• Outro hábito recomendável: conferir a quem a mensagem está endereçada e a quem se deve copiar.

• Evite: forward (repassar/encaminhar) do forward do ..., reply to all (responder a todos), reply (responder) com conteúdo anterior desnecessário.

•  Uso abusivo: muitas vezes, percebemos troca de e-mails (conversa) entre profissionais de salas/baias/mesas muito próximas; isso é válido quando se precisa retransmitir um documento anexado ou instrução formal superior. É importante um discernimento prévio de questões que devam ou possam ser tratadas pessoalmente ou por telefone; nem sempre o e-mail é o veículo mais indicado

• Textos e mensagens colocadas em e-mail tem validade legal como documento; o correio eletrônico corporativo não é chat pessoal e transparece conteúdo, perfil e atitudes do profissional.

• Durante ausências em períodos de férias, viagens a trabalho, procure deixar uma mensagem de resposta automática. Se for o caso, indique um número de contato para emergências ou o profissional que o substitui durante estes dias.

• Periodicamente, faça uma limpeza: exclua as mensagens desnecessárias, crie e organize pastas para mensagens que requeiram arquivamento.
   

Sonia Tengan