A condução simultânea de projetos em larga escala requer uma estrutura de coordenação voltada à gestão integrada dos fatores críticos que a execução desses projetos envolve. Exige dedicação dos responsáveis por suas atividades, assim como uma estrutura apropriada de suporte. A ausência de um sistema de medição de performance das atividades na empresa aponta para a necessidade de se instituir indicadores, como ponto de partida para um processo mais elaborado. Um sistema de medição de performance possibilita uma série de análises que abordam a estratégia de uma área ou empresa, a criação de valor e os principais processos produtivos, resultando em ações de curto, médio e longo prazos. O acompanhamento de projetos em alto nível é a principal atividade do PMO, da qual derivam as demais atribuições e responsabilidades.

Reuniões periódicas são práticas fundamentais na condução das atividades do PMO, que exerce o papel de facilitador e catalisador das ações delas decorrentes. Os processos são desenvolvidos visando dar agilidade às ações a serem sistematicamente tomadas no dia-a-dia.

O PMO na organização traz uma série de benefícios à gestão de projetos e à área como um todo:

• A informação pode ser obtida e disseminada entre os projetos e unidades de negócio, auxiliando na comunicação;

• Clientes recebem informações numa forma comum para melhorar o padrão de comunicação;

• Gerentes de programas e projetos recebem suporte enquanto continuam a aprender e a crescer dentro de seu ramo de atuação, resultando em um gerenciamento de projetos mais eficiente e efetivo por parte da organização;

• A gerência é apta a priorizar o trabalho baseado em informações disponibilizadas para todos os interessados, resultando na correta alocação dos recursos entre os projetos;

• A gerência é capaz de focar seu esforço em projetos que requerem maior intervenção e são mais importantes para a organização;

• Riscos e problemas são identificados mais rapidamente e podem ser resolvidos de forma mais eficiente.

Quando os Projetos começam sem um objetivo claro e entendido por todos, as conseqüências são retrabalho para ajustar o escopo, atrasos no cronograma, cancelamento de projetos, custos acima do orçamento, insatisfação do cliente e conflitos com os envolvidos.

Adicionalmente, existe o cenário de constantes mudanças, que são necessárias e inevitáveis em conseqüência dos negócios, das tecnologias, dos concorrentes, dos anseios e ansiedades do solicitante do projeto. Quando não existe o controle do processo de mudanças surgem os desvios incontroláveis, que provocam resultado muito diferente do acordado e do esperado por todos.

Empresas bem estruturadas, possuem áreas de PMO, onde são aplicados os processos baseados nos conceitos de conhecimento em gerênciamento de projetos do PMI. A estrutura em questão permite à organização desenvolver os projetos internos e principalmente externos, utilizando como base o conhecimento que adquiriu com a experiência de muitos anos de mercado associado ao conhecimento divulgado pelo PMI.

Roseli Rondina e Mauro Telaroli